行政公函格式(公文函的格式范文)

一.信函的含义和目的

函件，适用于非隶属机关之间的协商工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

这封信被广泛使用和频繁使用。在官方文件中可谓“轻兵器”。具体来说，这封信的目的主要包括四个方面:

1.同级政府机构或非隶属政府机构之间的官方联系和交流。

2.请求无隶属关系的业务主管部门批准相关事项。

3.无隶属关系的机关请示的事项，业务主管部门应当批复同意。

4.政府机构与个人的联系，如回复群众来信等。

二、信函的特点

1.广泛使用。信件的使用不受级别和单位大小的限制，收发信件的单位都是以相对平等的地位相互联系的。从国务院到基层组织、企业、事业单位、社会团体都广泛使用信函。

2.写作风格是多向的。字母可以上下，但大部分都是骈文。

3.使用礼貌。不管是什么类型的信函，我们都应该注意礼貌，尊重对方，努力得到对方更多的理解和支持。书信是最注重文言词汇运用的公文。书信是公文中最具文学性的语言。

三。信件的类型

1.谈判信。即非隶属机关之间讨论工作和联系有关事宜的信函。如人员调动、联系、参观学习等。

2.询证函和回函。即非附属机构相互询问并回答具体问题的信函。其实回函可以分为“问询函”和“回函”。有些不清楚的问题，应该通过询问函的方式向有关机关和部门询问。对机关和部门提出的问题进行解释和回答，并使用回函。大多数回答都涉及问题而不是具体的工作。

3.批准书。即非隶属机关之间审批事项的请示批复函。批准书实际上可以分为“同意书”和“批准函”。审批函用于向非所属部门请示审批事项，审批函用于主管部门向非所属机关单位批复审批事项。

4.通知函。即告知非挂靠机关有关事项的函件。

以上是信件按内容和目的的分类。如果按照文字格式分类，信函可以分为公函和备忘录信函。如果按照写信的方向分类，可以分为去信和回函。

四。信函的结构和写作

(1)标题

信函标题一般由签发机关、事由和语言组成，有时也可以只由事由和语言组成。

(2)文本

1.开始。写作的原因、背景和依据。

一般来说，信函的开头或说明是根据上级的有关指示精神，或简要说明本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。

回信的开头都引用了对方通信的标题和文号，有的回信还简要描述了信的主题，与书面回复基本一致。然后，在一些回复中，主题，即回复意见，通过以下类型的语言来介绍。

2.主题。写出需要协商、询问、答复、联系、请求批准或答复批准和通知的事项。

书信，或者信和回信一般比较简单，可以结合写作原因。如果项目很复杂，就分开写。

3.结论。不同类型的信结尾是不同的。如果正文只是告知对方此事而没有对方的回复，结论往往用“特此写”和“特此写”。如果要求对方回复，使用“期待您的回复”、“期待您的回复”、“请立即回复”等字样。批准函大多写有“请批准”、“请给予大力帮助”、“望同意”、“望准予”等成语，并附以“望批准”字样有些信不写后记。

第五，注意问题

1.注意批文和请示的区别。有隶属关系的向上级请示，请示批准，无隶属关系的向业务主管部门请示批准。主管机关应以批准函回复批准请求。

2.开门见山，直奔主题。不要拐弯抹角，无论是写还是回复，都要避免空字、套话和空笼统的评论。

3.一文一信，简洁明了。

4.语言应当规范、得体，并体现信函的语言特点。信要用平和、礼貌、真诚的语言写，对主管单位要尊重、谦让，对下级单位要平和，对平行单位、非隶属单位要友好。不要使用生硬和命令式的语言。回复时，态度要明确，语言要准确，避免歧义和不确定。

关于协商委托培训涉外秘书的函

×××文学院:

我公司新任命的秘书缺乏专门的涉外秘书知识，专业素质亟待提高。据该报报道，今年9月，你院将举办涉外秘书培训班，系统教授涉外秘书服务、公关礼仪、实用公文写作等课程。该培训项目为我集团公司新任涉外秘书提供了一个难得的在职学习机会。为了尽快提高我集团公司涉外文秘人员的业务素质，我们计划选派8名在职文秘人员随班学习，并委托贵院进行培训。相关培训费等相关资金将按时足额发放。

如果你允许的话，请回信。

×××集团公司(盖章)

200年7月20日

【提示】

这是一封谈判信。正文分为六个层次:一、本单位在职秘书素质亟待提高，这是写作的原因和背景；第二，写信知道对方是跑秘书培训业务的；三是认为对方的培训是我们秘书难得的在职学习机会；第四，用“客观句”写作的目的；第五是谈判的问题。最后，求对方解答。

文章清晰，环环相扣，逻辑性强。“贵院”、“望回信”等谦词体现了商务谈判信函的文体特征。值得指出的是，“秘书人员”应简称为“秘书”；“随本班进修”和“委托你院为你培训”要互换位置；“如果你够大度，请回复并希望”，会导致对方拒绝回复。所以“如果是”要改成“是否”，才能得到对方的回复。关于租赁商场事宜回复××超市公司:上海××超市公司:

你公司关于商业出租商业楼五楼的函(20号××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××号)

贵公司欲租用我商厦五楼闲置楼层开设超市，是方便客户购买需求，盘活我商厦闲置资源，扩大我商厦经营规模和商品种类的好事。我们欢迎贵公司在我们商业大厦的五楼开一家超市。具体租金请到贵公司咨询。

特此回复。

上海xx购物中心

200x年4月1日

【提示】

这是一封回复对方谈判的信。正文开头引用对方信函的标题和文号作为回复的理由。然后用“经研究，答复如下”这句话过渡到主体部分。

主体部分首先总结了对方信函协商的事项和意义，既是对信函的回应，也表达了自己的态度。顺着这句话，做一个“欢迎”合作的声明，要求面试。

文章针对性强，态度诚恳，表达严谨，行文规范。

关于要求解决我县枯水期用电指标的函

×××市供电局:

去年以来，我县利用当地水电资源发展小水电。汛期每年有3000-6000万千瓦时的电量输入电网，每千瓦时电价为0。25元。在旱季，我县严重缺电，电价为0。50块钱买1500万千瓦时的电，还是保证不了城市居民的生活用电。目前，有几家水泥厂和糖厂因缺电而停产。为此，我县要求从11月1日至明年3月30日，支持我县每天发放10万千瓦时的基地电。

是的，请回信。

Xxx县人民政府

七月一号，XXX。

【提示】

这是一封批准书。县人民政府与市供电局没有隶属关系，但供电局是业务管理部门。因此，请求批准解决用电指标应以信函方式进行。

让我们直奔主题吧。先说一下去年以来我县为电网投入的电量和电价。这既说明了该县对的贡献，也使这种情况与我县在枯水期的购电和成本进行了对比。随后陈明表示，即使是这种低卖高买的形式，也很难解决旱季居民缺电、企业停工的局面。这样，要求配给基地电力的理由是合理的，完全可信的。为便于审批，本条将明确限电申请的时间和额度。

文章不长，但要求合情合理，有理有据。声明的重点正确地使用了“请求”一词，这是一封写得很好的批准书。

关于日野fc16sa卡车严重质量问题及损失赔偿的函

广东汽车贸易中心:

XXX年6月6日，我司从贵司原业务一部购买了15辆日野fc16sa六吨货车，带商检证，发票两张，发票号为0671012，0671022，XXX年6月23日交货，9月中旬正式投产。车子使用后，发现前后轮的内胎呈不规则锯齿状，尤其是内边缘。经相关技术专家和广州市公安局第七检测站检验，确定该批车辆存在严重质量问题，与原供货数据标准不符。我司已于11月初暂时停用。为此，我想请问贵组织:

1.本月30日前，派员检查质保等问题；

第二，根据质量重新估价，赔偿经济损失，或者退货。

希望贵司注意信用，根据相关法律法规，与我司协商解决上述商品的质量问题。

附件一、两张购车发票

二、广州市公安局检查站检查书。

联系人:××××

电话:XXX XXX

地址:广州市XXX路号广东XXX公司汽车队。

11月12日，XXX。