怎么发函给对方公司(通过给客户发公文达成自己的目的，我是怎么做到的？)

你好，我是杨颖。是Xi安的一名律师，从业11年。

11年来，我做了很多诉讼案件，承担了很多法律顾问工作，现在有了自己的团队。

前两天翻了翻微信官方账号的文章，看到了自己的成长历程。现在的文章和以前写的真的差距很大。现在更大众化，更贴近生活。

以前有点晦涩，这也是因为我做律师多年，一直在写法律文书之类的公文，所以文笔比较晦涩。

不过，这不是我的错，其实我写这些公文比写微信官方账号好多了。

我之所以能最早从一群见习律师中脱颖而出，是因为我打字快，文笔好。今天我就和大家聊聊如何写公文“不讲人情话”。

童童的报告直接分为三个部分，项目概况，存在的问题和解决方案。好像结构很清晰。

但因为童童是律师，而且只是律师，只有律师的单线思维模式，她写的不是想续约的报告，而是律师想证明对方有罪的意见。

她的问题是，她完全忘记了公文写作的三个基本原则:以谁的声音，为谁，公文的目的是什么。

比如 Part I ，她在项目简介中直接列出了项目完成的过程，甚至直接提取了过程中很多文档的名字，看起来像是一个目录，但实际上双方对项目都非常了解，没有必要列出这样的目录，很容易造成阅读障碍。

比如在 的第二部分，在项目存在的问题中，她直接列举了项目无法实施的事实。某年我们停工了，后来没有再开工，造成了损失，但她没有提出停工的原因，是谁的责任造成的。事实双方都清楚，重点是划分责任，看谁该负责，后续怎么办？

在 的第三部分，解决方案，她竟然写道“综上所述，我司给出您的解决方案如下，请贵司配合。”这封信是以乙方的口吻写给甲方的，说白了就是乙方想通过这份文件要求甲方合作。

如果不是以律师的口吻写给你的咨询单位，怎么可能像律师的建议书一样，只写“如下给出你的解决方案”呢？并不是别人来求你指点迷津。这样的语气会直接引起对方的反感。

所以，公文写作首先要看是用谁的语气写的？

像很多公司里的公文，如果用自己的口吻写，更适合自己的情况；如果是帮领导写演讲稿，会更坚定更权威。

比如需要其他部门的配合，可以从自己的水平角度来写，即“这件事我一个人完成不了，希望你们部门配合。”如果领导安排工作，就是:“你部门会尽快配合处理此事。”

其次，不仅要看是谁写的，还要看是为谁写的。

像童童这样的公文是乙方写给甲方的，那么首先，把项目进行中的文件全部列出来是没有意义的，因为甲方自己就是参与者，他太了解流程了，所以这部分可以略过。

而第二部分对项目问题的分析要适当包含对甲方责任的分析，指出甲方不合理的地方，因为如果甲方在项目上没有过错，别人怎么可能同意再跟你续约，放过你就好了。

不过，也不能太强势，否则容易引起甲方的反感，毕竟双方地位并不完全平等。

然后我会用一些“虽然你我签了合同，但由于种种原因，合同没有履行”的句子，而不是对方的理由，但是在分析原因的时候，我会含蓄的说一些“因为你公司提供的施工场地不具备合同约定的施工条件”之类的话。

当然，甲方知道为什么现场不具备合同约定的施工条件。他知道自己有问题，但如果直接说“施工没有完成，完全是因为你们公司提供的场地不合格”，他看起来很生气。

在提出解决方案时，我们也会说一些类似“希望贵公司认真考虑我们的请愿，并尽快回复。”以便双方尽快展开友好合作，避免因合作失败导致双方损失继续扩大。“这好像带了一种“威胁”说，如果你不答应我，损失会增加，但我是在请求你温柔地同意。

根据你要见的人和你自己之间的位置，选择合适的称呼。所以一般公司，对领导或上级部门的请示报告的角度要尊重，条款里会有“请审阅”“望同意”。

但如果给下属部门发文件，有一些命令性的条款，如“请尽快办理”、“尽快执行”、“慎重办理”。

如果是同级别的外部公司，就是“希望您关注”“希望您尽快回复”之类的话。

公文除了要看是谁写的，给谁看，还要承担一个重要的责任就是它要能达到某种目的。

平时我们写日记，就是给自己记录的东西，给自己写一个感动点。但公文往往带有说明情况、说服他人、解决问题等任务。

那你在写这个东西之前一定要想清楚写这个东西的任务。然后整篇文章围绕你自己的任务展开。

童童写的报告最终是为了让对方与我们的咨询单位续约，所以我们必须看看如何才能实现这一点。

然后第一个就是哭穷，说这个项目的失败给自己造成了很大的损失，看看对方会不会同情自己；

第二个就是说是对方造成的，这样对方可能愿意承担责任，出来解决这个事情；

第三个就是要有隐约的“威胁”，告诉他我的解决方案是最好的，否则我会通过诉讼或者其他方式解决，所以你最好同意我的解决方案。

此外，目的的表达必须清楚明确。有一次，我的咨询单位被别人侵权，有人擅自在自己的产品上贴上与他们商标相似的图案。

我的咨询单位确认，首要要求是让他们迅速将商品下架，并停止侵权行为。

至于赔偿，只是停止侵权的筹码，而不是第一目的。

但是他们自己把信发出去之后，对方也没有太在意，因为他们写的是:“贵公司商标假冒给我们造成了很大的损失。如果贵公司继续侵权，势必会给我们造成更大的损失。我们将通过法律手段要求您进行赔偿，并要求您尽快停止侵权行为，联系我们妥善处理此事。”

对方看到这个，以为要赔偿，所以联系的时候，重点是，你要多少？

那么我写这个的话，肯定会把目的写在前面，明显的地方。我会写“贵公司假冒我们商标的行为已经侵犯了我们的合法权益。请尽快下架商品，停止一切侵权行为，否则我们将采取一些法律手段来维护自己的权益。届时，贵司不仅需要停止商品销售，而且在我们明确告知后，还坚持侵权。我们一定会将责任追究到底，扩大你的赔偿责任。”

只有你自己的目的明确地出现在公文中，你才能实现发文的目的。

正是基于这些原因，公文写作的第一技巧不是要求华丽的辞藻，而是尽量使用肯定句，避免反问句或反问。

比如你认为这件事的失败是对方的过错造成的，你可以直接用“这件事确实是你公司造成的，请慎重处理。”不要用“这不是你们公司造成的吗？你想推卸责任吗？”或者“这是谁的责任？当然是你的错。”

因为语句简单明了，传达的信息准确，不容易引起读者情绪上的自我攻击，但过于华丽的表达方式容易将情绪等其他因素与内容混在一起，不容易分清目标，因此难以实现。

此外，结构要清晰，有各种小标题，每段都要紧紧围绕小标题写。副标题需要清晰、简洁、准确。

比如都表示有续约的意向。童童的副标题是“为了维护你我之间的长期友好合作关系和共同利益，我公司认为，在贵公司具备合同履行条件的前提下，继续履行本协议是最好的。”这个标题真的太长了，附加条件太多了。

最后我改成了“为了避免‘两败俱伤’的后果，希望贵公司尽快与我续签这份合作协议”，因为通过项目的描述已经说明了双方的责任，那些“威胁”对方的人已经“威胁”得太多了，所以简单的指出后果和要求。

在和童童的整个交流中，还有一个小插曲，就是虽然我指出了问题，但是童童并不认为她的语言和我的有什么不同，因为文章是她自己写的，她沉浸在自己的语言习惯中，完全能理解她的意思。

为了解决这个问题，我给小文打了电话，因为小文不知道这个情况，所以她作为读者可以直接判断哪种语言更好。

我开始问小文你对童童的写作有什么看法。小文大概觉得我们不应该劝阻新人，说她觉得这样挺好的。我问她，你能理解吗？她说她能理解。

我说我能理解，对吧？好了，现在关闭这个文件，告诉我这是怎么回事。小文直接看傻了。然后我说，我给你换个说法，听听，然后小文就把过程说了。

这个过程也让童童直观地感受到，不同的表情带来了不同的后果。

于是我也跟他们说了第三个技巧，判断公文写作是否达标最简单的方法就是找一个能跟你说实话，看完东西不清楚的人，看他能不能清楚地了解事实，知道你发帖的目的，他是否愿意认同你的目的。[/s2/]

如果这三项都能达到标准，那么这一定是个好文件。

至于各种术语的详细内容，以及如何构建公文的小技巧，喜欢的请给我留言，我会继续分享。

*作者:杨颖，律师，自2009年从业以来，每年都要办理多种案件，积累了不少经验。我想通过普法告诉你，法律人也有温度。