函件回复格式范文(公文写作 | 拒绝性答复函写作应注意的几个问题)

摘要：函在实际工作中使用范围极广，使用频率极高。由于函的行文双方多为不相隶属的平行机关，在拟写时应注意语气的委婉。尤其是拒绝来函者请求事务的复函，更应通过恰当的用词造句和合理的结构顺序等手段，使之恳切、得体，符合函的写作规范。

关键词：答复函；行文关系；语言表达

函，“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。 凡是不相隶属的机关之间，不论是联系工作、告知情况，还是问题问答、事项请批，都可以以函的形式行文，主要用于解决具体事务。由于行文关系的不相隶属性和行文内容的事务性等特点，函的使用范围极广，使用频率极高，可谓公文中的“轻武器”。

在日常工作实际中，常常遇到这样的情况——由于种种原因，来函所商洽、联系的工作或事宜，我方无法提供支持或帮助；或对某问题的意见、看法与对方有分歧。这种情况下，拒绝性的答复函如何写得恳切、得体，符合函的写作规范？笔者拟以以下写作练习题为例，谈谈拒绝性答复函写作应注意的几个问题。

3月20日是世界水资源日。为了了解世界水资源情况和我国水资源利用状况，某校举办“水资源与我们的生活”主题活动，并邀请某水利研究院协办。为联系具体事宜，去函商洽：一、联系参观研究院水净化实验室；二、邀请研究院张教授做主题讲座。某水利研究院收函后，经研究答复可以安排参观实验室，但鉴于各种原因，无法安排张教授做讲座。请替该水利研究所拟写复函。

复函，要针对来函事项逐一郑重答复，具体明确。对一些没有确定的事，要用商量的语气；对已经确定的事，要说得清楚明白。对于来函商洽的工作事宜，同意什么、不同意什么，应明确表态，切忌模糊笼统、犹豫不定。有关具体事务的办理和操作，要有大致的安排，或提供联系方式，便于对方单位及时处理，提高工作效率。同时，要注意表述的条理性。如果事项简单，可一段写成；如果事项较复杂，或要求较多，应该分条目逐一答复。

函的使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位均以平等的身份进行公务联系。因此，尤其在表达拒绝事项时，要注意防止两种倾向：一是过分地考虑对方的感受，认为直接而明确地表示拒绝会给对方造成不快，影响相互关系和今后的合作。因此，语言过于委婉、客套，以至于影响了基本意思的传达。如“恐怕此项合作有一定难度”，这样的表达会带来不同的理解。虽然照顾到了对方的感受，但同时也会给工作的开展造成不必要的麻烦。另一种倾向是不考虑行文关系的平等性，简单地直接使用生硬的、命令性的语言表示拒绝，如“不同意合作”、“不能给予安排”等，给收件人盛气凌人的印象。

在明确表示拒绝的同时，要说明理由，是与政策法规相背？还是客观条件不具备？并要注意理由表述的清楚充分。涉及到本单位内部不宜公开的有的问题，也应该选用适当的“外交性”的说法表明原由，让对方明白不是有意刁难。

为了表示对对方的友善和坦诚，在适当的情况下，可以给对方提出其他处置方法或途径供其参考。如“择期进行”、“待条件具备后再行商讨”。虽然语意模糊，有一定的不确定性，但可以让对方感受到诚意，并为今后的合作提供了可能。不过要注意的是，这不应该是复函的重点，只能简单表述，如有需要再另行行文商洽，否则将影响函件内容的单一性。

客观上人们总是习惯于先接受相同意见，再听不同意见。因此，如果答复的事项有同意的、有拒绝的，答复函在语言表达顺序上应该先说同意的，再说拒绝的。如上述复函写作练习题，应首先对参观实验室表示欢迎，再另分条目表示无法安排讲座。

不论什么类型的函，也不论所表达的是什么内容，用语都应注意谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方的尊重和支持。意见有分歧的、事项不能合作的，这样的拒绝性的答复函更应考虑使用适当的语言，既委婉地、明确地表示拒绝，又体现对对方的尊重、诚意，以及无法合作的遗憾和歉意。必要时使用尊称和致意性的词语，如“贵公司（局）”、“承蒙”、“烦请”、“敬请见谅”等，目的是创造双方之间和谐、友好、协作的气氛，以利于工作的开展。

综上所述，拒绝性的答复函在写作时要充分考虑选词造句等方面的问题，使内容的表达恳切得体。最后提供一份本文开头写作题的学生习作，以供读者参考。

关于协办主题活动的复函

某校：

贵校《关于请求协办“水资源与我们的生活”主题活动的函》收悉。

承蒙贵校的厚爱邀请协办本次活动，我院备感荣幸，并将尽力协助。关于商洽之事项，经研究答复如下：

一、欢迎贵校50名学生于3月22日下午2时参观我院水净化实验室，我院将安排专人负责接待和讲解。

二、由于我院张教授近期公务繁忙，故无法为贵校做专题讲座，对此深表歉意，敬请谅解。

特此函复。

某水利研究院（公章）

二〇〇八年三月十一日

参考文献：

[1] 杨文丰编著．高职应用写作[M]．北京：高等教育出版社，2006．

[2]贾君芳.公文中的语用原则体现[J]．应用写作，2008（4）．

作者：施晔红

来源：办公室业务